Cookie- og privatlivspolitik 2019-05-01T16:29:28+02:00

Persondataforordning

Den 25. maj 2018 trådte Persondataforordningen i kraft, også kendt som GDPR (General Data Protection Regulation). Det er en EU-forordning, der har til formål at beskytte personoplysninger i EU.

Der stilles skærpede krav til sikkerheden ved behandling af personfølsomme oplysninger i Den Europæiske Union. Persondataforordningen er gældende i samtlige EU-medlemslande, og vil optræde som primær retskilde, når det gælder behandling af persondata i Danmark.

Persondatapolitik
Databeskyttelsespolitikken gælder for Malik Supply A/S og øvrige virksomheder i koncernen, herefter benævnt Malik Group. Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, Malik Group behandler og beskytter registrerede personoplysninger i overensstemmelse med betingelserne i Persondataforordningen.

Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
Malik Group behandler personoplysninger om:
– Kunder: Enkeltmandsvirksomheder – kontaktpersoner hos selskaber
– Leverandører: Enkeltmandsvirksomheder – kontaktpersoner hos selskaber
– Medarbejdere: Ansatte og personer der ansøger om stillinger i virksomheden
– Øvrige kontaktpersoner og samarbejdspartnere i forbindelse med drift af virksomheden

Vi har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at Malik Group kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandør- kontrakter samt kommunikere med de relevante kontaktpersoner og samarbejdspartnere.

Behandlingens formål og lovlighed
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:
– Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
– Stamdata og kontaktpersoner for kunder samt markedsføring, ordrer, salg og betaling
– Stamdata og kontaktpersoner for leverandører, ordre, køb og betaling
– Personoplysninger, som du i øvrigt giver ved henvendelse til os via e-mails, skype, breve og telefon

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige til opfyldelse af formålet. For ansatte henvises til den udleverede skrivelse i.h.t. vores oplysningspligt og afsnittet om intern persondatabehandling i personalehåndbogen om behandling af persondata under ansættelsen.

Opbevaring og sletning
Malik Group har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af
personoplysninger:
– Personoplysninger opbevares i fysiske mapper, i IT-systemer og på eksterne servere i Danmark. Alle fysiske mapper og interne servere opbevares i et sikkert aflåst rum.
– Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen, og som maksimum i 5 år plus løbende bogføringssår jf. bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale.
– Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse.
– Personoplysninger om ansøgere, både uopfordrede og rekrutterede, slettes efter seks måneder.

Videregivelse
Almindelige personoplysninger om kunder og leverandører kan blive videregivet til transportfirmaer, speditører, kreditforsikringsselskaber, banker og revisorer.
Videregivelse af personoplysninger om medarbejdere fremgår af en udleverede skrivelse til medarbejderne i.h.t. vores oplysningspligt om behandling af persondata under ansættelsen.

Der videregives ikke personoplysninger til tredjepart med mindre vi har aftalt det med dig i forbindelse med indsamlingen eller indhenter samtykke fra dig. I den forbindelse vil du altid blive informeret om, hvad dine data vil blive brugt til.

Links til andre hjemmesider mv.
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede sites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers hjemmesider eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personlige oplysninger. Du opfordres til at læse indehavernes politik med hensyn til beskyttelse af personlige oplysninger samt andre relevante politikker, når du besøger andre hjemmesider.

Databehandlere
Malik Group benytter udelukkende databehandlere som kan garantere, de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af den til enhver til gældende persondataretlige regulering.

Datasikkerhed
Malik Group har vedtaget interne regler om datasikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vores IT-leverandører sørger løbende for, at vores IT-udstyr er opdateret og har installeret passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder firewall og virusbeskyttelse. Malik Group har et IT-beredskab og afholder med jævne mellemrum øvelser i håndtering af
nedbrud eller brud på datasikkerheden.

Brud på persondatasikkerheden
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder Malik Group hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Malik Group behandler personoplysninger, vil vi underrette disse om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Rettigheder
Malik Group varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger.

Ønsker du som registreret person at klage over vores behandling af dine persondata, kan det ske til Datatilsynet. Se Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på: www.datatilsynet.dk.

Ændring af oplysninger mv.
Hvis du ønsker, vi opdaterer, ændrer eller sletter personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, ønsker at få adgang til de personoplysninger, der behandles om dig, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående retningslinjer, kan du rette henvendelse til os på: info@malik.dk.

Vi vil herefter undersøge sagen og give dig svar så hurtigt som muligt og senest en måned efter, vi har modtagethenvendelsen.